Comment mettre en place un système de pointage ?
La mise en place d’un système de pointage est de plus en plus répandue dans les tpe et pme, car elle apporte son lot de changement dans la productivité et la gestion en facilitant l’inspection du travail. Cependant, il faut suivre certaines étapes pour l’installer. Dans cet article, vous allez découvrir comment mettre en place un système de pointage.
Choisir la pointeuse-badgeuse qui correspond à vos besoins
D’abord, il est important de choisir le système de pointage qui correspond à vos besoins. Pour cela, vous devrez lister tous vos besoins dans un document. Après cela, vous devrez trouver le système qui vous correspond entre la pointeuse mécanique, la pointeuse biométrique et la pointeuse numérique. La pointeuse numérique et la mécanique vous aident dans le contrôle du temps de travail de vos employés et dans la gestion des heures grâce aux informations recueillies. Quant au système de pointage biométrique, il permet d’accéder à certaines zones de l’entreprise. Par ailleurs, à l’ère du numérique, il est possible d’avoir un système de pointage en application ou logiciel de gestion sur différents supports.
Informer la CNIL de l’installation de votre système de pointage
Pour installer une pointeuse badgeuse , l’employeur a l’obligation d’informer la Commission nationale de l’informatique et des libertés. La CNIL veille à la bonne utilisation des informations enregistrées par le système. L’employeur doit donc faire une déclaration en ligne ou écrite à la CNIL et remplir le formulaire qui concerne le système qu’il veut installer.
Prévenir les représentants du personnel et les salariés
Avant de mettre en place le système de pointage dans une entreprise, il est très important de consulter les représentants de personnel. Ils doivent avoir un récépissé de la déclaration à CNIL ainsi qu’une notice d’information sur le système. S’il le faut, passez au débat et même au vote avec eux. Ensuite, vous devrez informer les salariés jusqu’au dernier salarié, car ils sont les premiers concernés. Il s’agit ici de les motiver pour qu’ils ne voient pas en ce système un moyen de surveillance. Cela peut se faire à travers une note de service, un courriel ou un mail et doit aborder l’objectif du système, les types d’informations qu’il recueille et leurs temps de conservation, le droit d’accès et de rectification, et l’identité du responsable en charge du système.
Anticiper les conséquences de l’installation d’une pointeuse-badgeuse
Une fois installée, la pointeuse badgeuse mettra en lumière des problèmes liés aux heures supplémentaires. Il serait donc judicieux de contacter à nouveau les représentants du personnel pour trouver des accords sur les temps de travail ou simplement de réaliser des avenants aux contrats de travail.
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